Khách hàng sử dụng loại dịch vụ này sẽ được chọn những địa chỉ ưng ý ở những tòa nhà sang trọng khu vực trung tâm để đặt bảng hiệu, in danh thiếp, đặt điện thoại, thậm chí có thể tổ chức các cuộc họp trong vài giờ.

Cho thuê... bàn trọn gói

Sau gần hai năm mở công ty, anh Võ Nhật Vinh - tổng giám đốc VFirst (đơn vị chuyên cung cấp, thiết kế chương trình xây dựng đội, nhóm) - hiểu rằng ở lĩnh vực khá mới này, việc đặt “đại bản doanh” tại nhà (quận 8, TP.HCM) gây rất nhiều trở ngại trong việc tìm kiếm khách hàng. Tuy nhiên, chuyển văn phòng vào những cao ốc khu vực trung tâm phải thuê diện tích lớn và giá cao vượt khả năng tài chính của công ty.

Đến tháng 3-2010, tình cờ phát hiện dịch vụ văn phòng trọn gói của Rolano Office (có trụ sở ở đường Nguyễn Phi Khanh, quận 1), anh Vinh quyết định dời “trụ sở” về khu trung tâm.

“Khác với các cao ốc văn phòng, dịch vụ này có nhiều gói phù hợp với từng loại doanh nghiệp (DN). Diện tích cho thuê có khi chỉ vỏn vẹn một bàn làm việc rất phù hợp với nhu cầu của chúng tôi...”, anh Vinh cho hay.

Với bốn nhân viên làm toàn thời gian anh Vinh chỉ thuê 10m2, vừa đủ để các nhân viên có chỗ làm việc. Mọi dịch vụ còn lại, từ tiếp tân, lo phòng họp đến văn phòng phẩm, trà nước... đều nằm trong gói dịch vụ, nhân viên công ty chỉ chuyên tâm tập trung vào chuyên môn. Anh Vinh khẳng định hoạt động của công ty đã tốt hơn rất nhiều, thông tin về công ty được nhiều khách hàng quan tâm hơn.

Nằm ở tòa nhà Indochina Park Tower (Nguyễn Đình Chiểu, quận 1) khá sang trọng, “văn phòng đại diện” của Trường đại học James Cook, Brisbane (Úc) chỉ là một cái bàn duy nhất tại khu vực “Văn phòng chia sẻ” do Công ty I-Office cung cấp.

Anh Nguyễn Vinh Quang, người phụ trách thị trường VN của trường này, cho biết dù có hàng núi công việc từ chuyện tìm kiếm khách hàng đến quảng bá thương hiệu cho trường, nhưng anh không phải “nhức đầu” bởi những công việc ngoài chuyên môn do được cung cấp trọn gói.

“Khi có cuộc họp, ký kết hợp đồng với đối tác, chỉ cần báo trước nhà cung cấp dịch vụ sẽ lo đầy đủ, nếu thời gian họp quá giờ trong gói dịch vụ sẽ trả thêm, cũng chẳng tốn bao nhiêu...” - anh Quang cho hay.

Khu vực tiếp khách chung của một tầng lầu I-Office (4 Nguyễn Đình Chiểu, Q.1, TP.HCM) - Ảnh: T.T.D.

Tiết kiệm 80-90%

Theo chị Hoa, nhân viên một công ty chuyên cung cấp dịch vụ văn phòng, chỉ cần bỏ ra 50-100 USD mỗi tháng tùy theo gói dịch vụ, các DN có thể đặt văn phòng ở một số tòa nhà sang trọng tại trung tâm.
 
“Hiện có rất nhiều DN sử dụng dịch vụ này do chi phí rẻ và thuận tiện cho việc giao dịch với khách hàng...”, chị Hoa bộc bạch.

Dịch vụ “văn phòng cho thuê trọn gói”, theo quảng cáo của nhiều nhà cung cấp, giúp DN tiết kiệm 80-90% chi phí so với thuê mặt bằng mở văn phòng, chưa kể tiết kiệm được thời gian.

Theo nhiều DN, đẳng cấp của công ty được nâng lên một bậc khi tên tuổi và địa chỉ liên lạc tại một số tòa nhà lớn khu vực quận 1, TP.HCM. Anh Thành, giám đốc một công ty quảng cáo tại quận 9, thừa nhận ngoài chuyện giải quyết khâu “oai”, được đối tác nể trọng hơn khi tổ chức họp hay ký kết hợp đồng ngay tại những tòa nhà sang trọng, việc tìm kiếm khách hàng mới cũng thuận lợi hơn.

Khách hàng sử dụng dịch vụ này khá đa dạng, từ những doanh nghiệp ở các tỉnh, kể cả khu vực phía Bắc, đến nhiều DN tại các quận huyện trên địa bàn. Thậm chí một số DN hoạt động ngay tại quận 1, TP.HCM nhưng sử dụng nhà thuê làm trụ sở, phải thường xuyên thay đổi địa điểm (hết hợp đồng, chủ nhà ngưng hợp đồng...) đã chọn dịch vụ này để cố định địa chỉ liên lạc.

Một số công ty cho biết loại dịch vụ này phát triển nhanh trong thời gian gần đây, nhưng mô hình này vẫn chưa có những cơ sở pháp lý điều chỉnh nên cũng gặp không ít khó khăn. Các cơ quan quản lý nhìn dịch vụ này với cặp mắt nghi ngờ, nhất là đối với những địa chỉ có đến vài trăm công ty đặt văn phòng.

Những chuyện “dở khóc dở cười”

Bên cạnh những tiện ích, loại hình dịch vụ này cũng gây ra không ít phiền phức cho cả nhà cung cấp dịch vụ lẫn khách hàng. Giám đốc một công ty chuyên cung cấp dịch vụ này cho biết không ít vị khách có “bệnh”... quên đóng phí.

“Có DN hẹn tới hẹn lui năm lần bảy lượt mới chuyển phí với lý do bận rộn, trong đó có những khách lặn không sủi tăm...”, vị giám đốc này nói.

Nhân viên kế toán một công ty cho biết thậm chí khi nhận điện thoại nhắc nợ, có ông chủ DN còn quay lại mắng sa sả. Với những DN xù phí, nhà cung cấp dịch vụ coi như lỗ khoản chi phí duy trì đường dây điện thoại, máy fax...

Một nhà cung cấp dịch vụ khác kể lại câu chuyện bị đòi nợ oan liên tục một tháng trời chỉ vì lỡ cho một DN “trời ơi” thuê địa chỉ đặt văn phòng. Cụ thể, sau khi cho một DN đăng ký văn phòng tại tòa nhà này, nhiều người đã tìm đến để đòi nợ vì cứ ngỡ đây là trụ sở của DN, thậm chí cho cả xã hội đen đến truy tìm. Hoảng quá, nhà cung cấp dịch vụ này phải cắt hợp đồng với DN.

Cũng có một số nhà cung cấp dịch vụ cho khách hàng rơi vào tình cảnh “dở khóc dở cười” do nhân viên trực xếp lịch họp cho các DN bị trùng địa điểm và thời gian. Anh T. - đại diện một công ty nhập khẩu đồ gốm - cho biết cách đây không lâu đã ký hợp đồng sử dụng dịch vụ “thuê bàn” tại một tòa nhà ở khu vực trung tâm.
 
Tuy nhiên, đúng theo lịch, khi anh T. và đối tác từ Hà Lan bay sang mở cửa phòng họp thì phát hiện một DN khác cũng bắt đầu cuộc họp. Nhờ có quan hệ với một số DN trong tòa nhà, anh T. mượn được một phòng họp khác để chữa cháy.

Thêm nhiều nhà cung cấp dịch vụ Tại TP.HCM, loại hình dịch vụ cho thuê văn phòng hiện được nhiều công ty trong và ngoài nước tham gia cung cấp như: Regus, I-Office, Rolano Office, PSO, Fimexco, Office Spot... Ông Biện Minh - giám đốc marketing và bán hàng của Rolano Office - cho biết loại dịch vụ trên bắt đầu được quan tâm nhiều hơn thời gian gần đây, khi nền kinh tế thế giới rơi vào giai đoạn khó khăn. Khách hàng chủ yếu của dịch vụ này là các công ty vừa và nhỏ, văn phòng đại diện, cá nhân hay nhóm làm việc theo dự án... có nhu cầu tiết kiệm và kiểm soát chi phí đầu vào.

(Theo Tuổi trẻ)